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电子档案信息化管理剖析论文

  摘要:计算机的开展,为我们生活的各个方面带来了便利,应用办公室软件系统或其他软件对文件进行管理越来越便当,在档案管理方面我国很多中央都采用了信息化的技术,但是仍有一局部档案由于时间的长远以及重要性,没有被信息化。信息化档案建立会大大的便当我们档案的管理和查阅工作,但是电子档案依赖于电子设备,假如设备呈现问题就可能面临档案失效,同时把档案存在放在网络上容易被别人入侵,档案平安性不高。本文剖析了电子档案的信息化管理的优点及缺陷,并讨论了电子档案将来的开展趋向。

  关键词:电子档案管理论文

  如今的档案管理处于传统文件式和电子式平分天下的状况,在一些新的机构或单位普通都采用电子档案的管理,由于电子档案有着快速直观的特性,但是有些重要部门或者以前的机构,为了保证档案的平安性或者材料太难整理没有完成电子化管理。电子化档案管理是一个必然趋向,电子化档案有着诸多优点,但是也有着缺陷,但是这些缺陷是今后能够处理的,最重要的观念的改动。

  1电子档案是档案开展的趋向

  电子化、信息化办公为我们的工作的便利性和工作速度有着很大的提升。随着计算机技术的开展,定制类软件降生,办公质量和速度得到更多的提升。因而档案的电子化和信息化也是开展的必然性。由于电子档案有着以下的几个优点:第一,电子档案对办公的场地请求小,在贮存大量的档案时不需求档案室,不需求房屋和场地的请求,有足够装置电脑的位置即可。大大减少了场地本钱。第二,电子档案记载信息和查找信息的速度快,相比拟传统及档案室设计,电子档案只需求简单的操作几下鼠标和键盘就要能够查找到相应信息。比档案袋的方式速度提升了不少倍。第三,电子档案复制速度快,有些档案要需求共享时,电子档案能够快速完成材料复制,但是传统档案管理速度慢,而且会经常呈现错误。同时电子档案的文字都是由计算机编辑,可以很好的辨认。但是有些传统档案有人书写,内容有时很难识别。

  2电子档案存在的缺陷

  2.1电子文件的平安性和长期保管性问题

  电子数据的保管凭仗的是计算机存储硬件或者互联网云技术。所以这也是电子档案的弊病所在,中国人心里有种“眼见为实”的观念,对应用计算机数据存储档案,由于看不到数据的详细存在一直对档案的平安性抱有疑问,电子档案在长期保管中遭到计算机硬件的影响,假如存储的硬盘损坏。将代表一切文件都可无法找回,但是应用最近的云技术能够摆脱数据对硬件的依赖,但是另一个问题还是电子档案的重要缺陷,那就是平安性。电子档案可能被不法分子入侵然后文件损失,或者被非法复制,以及程序员的失误操作形成文件不可修复性破坏等问题,也是电子档案的平安性的重要问题。但是一切办法都不是圆满的,传统文件档案管理也可能面临火灾,偷盗等问题。电子档案的入侵相对较容易,抗干扰才能差,同时数据修复才能较低,但这些是逐步能被修复和改善的。

  2.2纸质和电子档案并存的问题

  关于我国而言,传统的纸质档案应用时间较长,在居民意中一向有着“白纸黑字”的想法。因而,局部地域并未大范围的提高电子档案,其纸质档案仍然占有大局部的档案工作内容。此时,纸质和电子档案并存的问题,直接影响我国的电子档案提高和信息化管理工作。从目前的状况来看,两种档案方式并存问题主要表如今以下几个方面:第一,纸质档案常;嵊捎诙曰肪城肭蠼细,因而在持久的保管后,字领会含糊、页面会发黄,此时要想再次输入电子档案,其阻力较大;第二,局部秘密档案或者是及其重要的文件,必需经过纸质档案来保管;第三,电子档案的工作并未得到一切人的信任,呈现问题的时分,并不能第一时间找到纸质档案来比照,由此在客观上构成了档案方式的抵触,社会言论的压力也在客观上为电子档案工作形成了不小的影响。

  3电子档案信息化管理计划

  3.1更新电子档案的管理办法

  电子档案有着比传统档案优秀的特性,但是也有着缺陷,有着关于平安性上人们的担忧。为了补偿电子档案存在的缺陷,就要改动电子档案的管理办法。首先就是依照档案的重要水平树立合适相应的防火墙,同时关于极重要的档案树立相应的镜像,把镜像文件给公众运用,同时主体文件维护平安性,就算不法分子入侵了镜像档案系统,也不会形成什么影响,只需再复制一个新镜像就能够把被窜改的数据交换。档案管理的日常工作时,应该做好相关人员的培育工作,减少失误操作,同时做好相应的备份。同时做好云设备的应用,把档案树立在云上,维护在硬件呈现问题时,档案的平安性。另外要对档案进行经常性的检查,扫除病毒以及做好相应的数据整理。电子数据假如把平安性问题处理了就逐步替代传统档案的位置,做到档案全部的电子化。

  3.2采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理

  电子档案信息化管理外表上比拟优良,但在实践的操作中,并不一定会取得理想的效果,其平安隐患和要挟较多,很多方面都是有待健全的。为此,今后在电子档案信息化管理过程中,还应积极采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理,即对原始文件展开大量的维护和备份工作。电子档案原始文件的管理,可尝试从以下几个方面动身。第一,电子档案部门为信息存储单位提供信息查询功用,并进行相应的用户确认工作。第二,电子档案部门在展开信息化管理的过程中,必需和技术部门、法律部门等专业部门进行亲密的配合,以此来保证信息化管理的规范化和自动化,减少各种不用要的矛盾和抵触。第三,由于原始电子文件的重要性,应定期展开备份工作,保证一切的文件都有?裳。第四,电子原始档案在存储的过程中,应设定一定的密保措施,避免呈现恶性事情;同时,每一次的电子档案更新,都不要掩盖之前的材料,应保证档案在调取过程中,能够明晰的展示出每一次的更新时间、更新内容。第五,由于电子文件的原始性十分重要,因而应对其采用最新的技术来完成,并且要经过多项测试,需确保每一个方面都万无一失。综上所述,电子档案信息化管理在目前的工作中,正在努力的展开,将来工作还会进一步提升。

  4结论

  在档案的管理上懂得分离新的技术,把信息化融入其中。树立电子化档案,在电子档案的管理应用中树立相应的机制,认识到电子档案的优点和缺陷。发挥电子档案的优点,关于缺陷方面要分离相应的技术改善相应的平安性上的问题。关于一些主要档案管理能够采用两种档案管理形式共同进行方式,然后慢慢的电子档案会占领档案管理的主流位置。

  参考文献

  [1]王思南.民政社会救助中心电子档案管理存在的问题及优化措施[J].办公室业务,2015(24).

  [2]邵文红.浅谈电子档案管理[J].内蒙古科技与经济,2015(24).

  [3]张瑞香.浅析企业档案环境变化与电子档案管理系统应用[J].城建档案,2016(1).

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