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论档案整理的本质与核心

  【摘要】历史联系性整理是档案整理的核心与本质,档案历史联系指档案的形成与完善被某种特定规律所约束而形成内部相互联系的关系表征,具有主、客观统一性和来源、时间、内容和形式四维度架构等特征,其产生、发展与完善经历“杜威十进制”分类法、“来源原则”和“全宗理论”的应用、电子档案的元数据整理等过程,于此,阐述“虚拟整理”整理的技术特点,并从摆脱非历史联系因素、完善档案整理实践原则、档案整理重心偏向信息整理三方面介绍其使用意义。

  【关键词】档案整理;核心;本质

  一、档案历史联系综述

  (1)档案历史联系的界定

  档案整理物质结构的演变规律表明,档案历史联系的整理是档案整理的本质与核心。档案之间的历史联系指档案在产生与处理的过程中,形成具有一定特征的内部相互关系;换言之,档案的形成与完善被特定规律所约束,因此具有独特的形成过程和表征特点,但是某些档案因形成特点相同而存在客观的必然联系,称之为档案历史联系。于此,阐述档案历史联系的界定如下:第一是档案之间的历史联系与社会实践息息相关,即表现档案历史联系产生于档案文件形成与完善过程中,而档案的形成与完善则来自社会实践的相应行为;第二是档案之间的历史联系具有客观存在性,即表现因社会实践而产生的档案文件内部的相互关系是真实存在的,不以个人的主观意志发生转移;第三是档案是文件转换的产物,档案具备文件形成与完善的特点,档案之间的历史联系来源于源文件之间的历史联系。

  (2)档案历史联系的特征

  主、客观统一性是档案历史联系的特征之一,主要表现如下:其一是档案历史联系的客观特征来源于其源文件的客观特征,即档案历史联系来源于社会实践中文件的历史关系,具有客观存在性;其二是档案历史联系源于文件却高于文件,表现为人类思维意识对客观实践的主观抽象,具有主观描述性。因此,档案历史联系是主观与客观的统一体,并因档案整理人员的知识结构和认知水平而存在差异,比如某些历史联系是客观实践的真实描述,而某些历史联系则是歪曲虚假的反映,所以,档案整理员应经客观实践和主观意识的统一,将客观历史联系搜集、处理,加工、提炼使历史联系成为客观与主观的统一体,付诸于特定的物质载体,固化或物化为具体的物质形态以记录档案历史联系。

  档案的本质在于记录历史的真实性,历史联系性档案整理即为利用档案记录历史的过程,历史联系的档案整理更易于形成历史记录。因此,来源、时间、内容和形式四维度架构是档案历史联系的特征之二,主要表现为:哲学维度的历史具有清晰的严谨性、发散性和推理性,因此解析定义历史由来源、时间、内容和形式组成的四维度架构,并将社会实践的践行者界定为主体,将社会实践的被践行者界定为客体,以对应时间为载体,将档案历史联系界定为由来源、时间、内容和形式四维度架构,使档案历史联系的记录与哲学维度的历史一一对应。

  二、档案整理的核心与本质:历史联系性整理

  (1)历史联系思想的产生

  档案整理的核心和本质是档案历史联系性的整理,回顾近现代档案整理实践,档案整理的历史联系思想产生如下:民国初期因社会生产力和认知局限性,并未形成完整的档案学分类理论,只是单纯的借鉴“杜威十进制”分类法,机械地束缚并破坏档案间的历史联系,不能真实地按照档案的具体情况进行分类;但是,部分有识之士指出档案整理与图书管理的本质区别:档案形成于特定的历史实践,是社会实践系统性和积累性的历史产物,其分类应源于历史并尊重历史,必须“特有要则”;于此,档案整理尝试以档案自身形成与特点为基准,按照档案间历史联系进行分类,例如1933年文献馆明清档案整理原则即为:分析研究与档案产生密切相关的文书程序、档案术语、职官衙署等因素,有机选择具备特有本质与形成关系的文件实体,并选择不同的分类方案以体现历史联系的层面性。总之,历史联系思想的产生初期,主要体现了档案四维度特征中的来源联系,使档案整理部分的体现历史联系的客观结果,最终按照时间、内容、形式等要素分类排列,虽然未上升至一定的理论高度,但是仍然为历史联系思想的后续研究提供经验和奠定基础。

  (2)历史联系思想的发展与完善

  历史联系思想的发展与完善主要经历两个阶段,第一阶段是“来源原则”和“全宗理论”在档案整理领域中的运用;第二阶段是电子档案的元数据整理在档案实践的应用。“来源原则”是档案学理论的基石,指按照档案来源或形成进行整理与分类的原则,其特点是断定档案来源差异并保持原有整理次序;“全宗理论”是档案学的最高原则,指将来源相同的档案作为统一整体进行保存与整理。但是,不论是“来源”还是“全宗”,其本质均为档案整理的历史联系而且均来自档案整理实践,尊重档案的自然存在和固有形成的历史联系,强调并维护历史联系档案的客观规律和客观事实,以历史联系为载体,在特定的统一的原则下,辨析来源、时间、内容、形式等诸方面因素,为历史联系档案整理提供理论依据和指导方向。

  另外,电子档案的元数据整理产生于电子文件依赖性、易逝性、易变性、不确定性等特征下,意在真实完整的描述电子文件形成的条件、内容、架构和过程,并为计算网络系统提供自动变细、分析、分解、提取、归纳的数据信息,将其内容特征、文件形成、处理利用等过程用元数据记录,具备真实性、时效性、完整性和高价值性。元数据整理电子档案的本质也是历史联系性整理,通过整理元数据集记录档案间历史联系并对应和还原相应的社会实践活动,反映电子档案记录社会实践活动的历史过程与形成背景。

  三、历史联系整理技术:”虚拟整理”技术

  (1)“虚拟整理”技术综述

  “虚拟整理”指与文件实体排列顺序无关,以符号或符号的语法逻辑为载体,单纯记录并解释档案间历史联系的一种整理技术。“虚拟整理”技术的结果是形成档案历史联系记录,揭示并固化档案历史联系,合理真实的表达档案物质实体本质构成部分。”虚拟整理“技术优于“实体整理”技术表现于其不仅实现档案历史联系的多为整理,而且实现纸质档案、电子档案、不同载体档案等档案整理实践环境下的统一,换言之,“虚拟整理”技术能以计算机网络系统或者计算机整理软件为载体,通过对档案文件材料中不同原则下历史特征的多维排序,以不破坏实体排列为准则,全面、真实记录实体记录中所不能表现的档案历史联系。“虚拟整理”技术应完善为以人工干预为主,以计算机模拟为辅助的全新档案整理技术,人为处理、描述、记录档案的历史联系性,保证档案历史联系的可检索功能。

  (2)“虚拟整理”技术的使用意义

  “虚拟整理”技术具备多向历史联系记录、丰富档案整理实践意义及理论等特点,现将“虚拟整理”技术详细阐述如下:其一是摆脱非历史联系因素对档案整理的影响,即摆腿档案实体排列顺序的历史联系记录,注重档案文件与社会实践过程的一一对应,使档案历史联系性整理免受保管期限、密级、载体种类等非历史因素的影响;其二是完善档案整理的实践原则,“来源原则”不是档案学的至善原则,也并非历史性原则,而“虚拟整理”技术能实现档案整理从“来源原则”向历史性原则的过渡,使历史性原则真实完整的包容“来源原则”以保证历史性原则的适用性;其三是档案整理实践重心偏向信息整理,即档案实体管理向以档案历史联系整理为核心和本质的档案信息整理便宜,“虚拟整理”技术作为其过程的加速器和助推器,保证此过程的稳定与合理。

  四、小结

  档案整理的本质与核心是历史联系性档案整理,其是档案管理学理论与实践的丰富内容,也是正确认知、分析、处理档案管理其他工作的关键所在。因此,必须正确界定档案整理历史联系的界定内涵与表观特征,于档案整理实践中正确应用“来源原则”和“全宗理论”,辅之以电子档案元数据整理技术,并适时采取“虚拟整理”技术,保证档案整理的合理过渡与稳定发展。

  参考文献

  [1]王英玮.关于档案本质属性的思考[J].档案学通讯, 2008(2): 32-35.

  [2]杜鹏.论分类原则对档案整理及历史联系的影响[J].山西档案, 2008(4):27-29.

  [3]桑毓域,刘新安,曾永仁.“虚拟整理”技术的产生和实践意义[J].兰台世界,2008(1):14-15.

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