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浅谈高校档案管理信息化的建设

摘 要:随着社会的发展和信息化技术的进步,高校传统的档案管理工作方法与落后的技术装备,已不适应现代化档案管理的要求。所以,高校的档案管理要更新观念,运用现代化管理的理念、技术、方法和手段对档案进行科学的分类,最终实现档案管理计算机化、数据库化、网络化和智能化,开创高校档案管理的新局面。
  关键词:高校;档案管理;信息化
  中图分类号:G271 文献标志码:A 文章编号:1002-2589(2010)12-0177-02
  
  目前高校的综合性档案室多数存在馆藏内容庞杂、案卷数量繁多、时间跨度长的情况。由于多年来档案管理仅以保管为目的,以案卷不丢失为原则,再加上每个领导对档案的整理质量不同,整理的规格不统一等情况,形成了档案基础普遍较差的局面。所以,随着高校的不断发展,档案管理的任务将更加的繁重。这就要求我们要想办法改变现行的档案管理方式,加快档案管理现代化的速度。下面就以自己的工作经验来谈谈高校档案管理信息化是如何进行的。
  
  1.高校档案管理的现状 
  目前,高校档案管理的现状主要表现在:一是档号不规范、没有目录号、一卷多册现象较多;二是案卷标题不规范,有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素,甚至没有案卷标题等现象较为普遍;三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用;四是许多案卷未标页码,如果使用中掉页都很难发现;五是组卷混乱现象比较严重,如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的;六是案卷厚薄不一,有的一二页纸一文一卷;有的五六百页纸一类一卷。针对这种混乱的档案管理,我们应该先对这些档案实行标准化、规范化的管理,提高档案管理基础工作水平。
   2.高校档案管理工作信息化前提
   高校的档案管理可以根据高校部门的划分来进行归类,也就是说可以把高校档案分为党政管理档案、教学档案、科研档案、设备档案、人力资源档案、财会档案,再加上报表统计一项共七大类。各项档案具体实现的功能如下所示:
  
  (1)党政管理档案
  党政管理档案主要包含党群档案、行政与综合管理档案。党群管理档案包括党务、纪检、组织、工会等工作情况;行政综合管理档案包含政令、学校评估、校史、外事、图书、总务等内容。
  
  (2)教学档案
  教学档案可以分两类:一是教学管理档案,包括教学规划、教学综合评价、试卷、教材等;二是学生学籍档案,包含研究生、本科生、专科生、成人等各层次学生的花名册及其成绩登记表、学籍卡片、毕业生登记表等。三是学术档案,高校的学术档案是指高校师生历年的各种学术成果、学位论文、学术性文章和著作包括公开发表、宣读、交流的和未经发表、交流的论稿等,它是高校学术水平的真实记录,是不同时期学术水平的反映和凭证,也是做好学校管理工作的一项措施。首先,它本身是学校尊重知识、尊重人才的表现。把教师的学术成果作为学校历史财富保存起来甚至永远地流传下去,这体现了学校对教师的关怀及对其劳动的尊重,同时也让教师感到自身的劳动成果被重视,有成就感,体现了自我价值。其次,是倡导师生具有进取的意识,树正气、兴学风,实现自我价值的有力措施,有助于更好地开展教师的考核和评定工作。
  
  (3)科研档案
  科研档案可以分为科研项目管理档案和科研综合管理档案两部分?蒲邢钅抗芾淼蛋钢饕ǹ蒲邢钅康难√、立项、研究、成果鉴定、推广等各类材料,既可以方便检索,又可为教职员工确定新课题,避免重复研究提供参考?蒲凶酆瞎芾淼蛋冈虬ǜ骼嗫蒲芯、人员、设备和最新研究动态等材料,为科研管理人员协调科研力量和科研经费在学校分布提供依据。

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