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现阶段人事档案信息化管理面临的挑战和应对策略

时间:2017-11-29 管理毕业论文 我要投稿

  摘 要:伴随着我国经济的快速发展,网络信息化已经渗透到了社会行业的各个角落。传统的人事档案的管理已经无法适应快速发展的社会经济环境,接受不了网络信息化的冲击,因此企业对于人事档案信息化的建设已经刻不容缓。本文对于人事档案信息化的建设过程中遇到的问题及应对措施进行归纳与总结。

  关键词:人事档案管理;人事档案信息化;网络信息化

  前言

  网络信息化的人事档案管理理念是基于如今发达的互联网技术,对人事档案资源进行统一管理,编制与服务的现代化管理理念。人事档案信息化建设的任务就是通过对现代化计算机网络资源的融合,利用相关的硬件与软件设施对于人事档案资源的整理,以此来提高相关利益人的使用效率与实现人事档案资源的共享,达到人事档案资源的数据化与网络化,从而促进人事档案管理的发展。

  一、人事档案管理信息化的作用

  1.1 提高档案管理的工作效率

  传统的人事档案管理是对人事档案的实体进行分类编排,定期进行检查与更新,不仅耗费了大量的时间与人工,而且工作效率较低。而信息化的人事档案管理是基于发达的互联网技术,对人事档案进行数据化。只需人工进行第一次的数据录入就可以实现档案内部网络资源的共享,其他的程序都是计算机自动生成与作业,提高了人事档案的使用效率与人事档案部门的工作效率。

  1.2 加强传统人事档案管理载体的;

  传统的人事档案管理大多采用的是纸张,在使用的过程中会经过人为的无数次的触摸及翻阅,这样就会加大了载体的磨损程度,从而不利于长久的保管。在如今网络信息化时代背景下,传统的档案管理制度已经成为过去式,取而代之的必定是信息化的人事档案管理模式,人事档案的信息化完美的利用了计算机的优点直接在计算机上进行档案数据的处理,从而避免了类似纸质材料磨损问题的发生。

  二、人事档案管理信息化建设过程中的问题

  2.1 人事档案管理信息化制度的不健全

  人事档案管理信息化的作业流程未经过专业的、规范的制度建立。受到传统管理模式的影响,在人事档案信息化建设过程中必要的操作标准以及工作规范都无法具有制度化。人事管理信息化是依赖于互联网为基础,很多的载体文件都是磁介质,与传统的人事档案管理不同,很多的方法与步骤以及标准和细则兼容性太差。因此制定完善的信息化制度是发展人事档案管理信息化的基础。

  2.2 与人事档案管理信息化相关的配套设施及人员的不完善

  较于传统的人事档案管理,档案管理信息化需要相关的硬件及软件的支撑,而原有的硬件软件较为落后且不匹配。操作平台无法适应现代化的办公环境,在人才方面需要对硬件及软件进行管理的复合性人才,从而制约人事档案管理信息化发展的进程。

  2.3 人事档案管理信息化建设的观念与档案信息安全意识不足

  由于对传统档案管理模式的依赖,很多人都不愿改变这种状态,思想观念落后,导致建设动力不足。即使有部分的企业已经在行动,但是由于工作人员的素质偏低,缺乏必要的网路安全意识,而去进行违规操作,对于信息资料没有及时的进行保存,也没有进行必要的网络安全;ご胧,从而使档案信息的安全得不到保证。

  三、人事档案管理信息化建设过程中问题的应对措施

  3.1 建立完善的信息化档案管理制度

  要出色的建立起人事档案管理信息化,必须制定相应的信息化档案管理制度。第一,企业制定统一的信息化标准及作业流程规范,以促进档案信息化管理的再发展。第二,设置必要得到访问权限,利用现代信息技术对于档案数据的管理,人人具有统一标准但不同的个人识别码,从而能够进行有针对性的服务。第三,档案的价值在于其本身,要完善法规制度承认其信息化档案数据的合法性与真实性,这样才能保证其档案数据的真正使用价值。第四,完善信息安全制度,避免不法分子非法盗取档案数据,充分保证信息化档案数据的安全性。

  3.2 配备专业的档案信息化管理系统

  在实行档案信息管理的企业必须要有专业的信息管理软件,专业信息管理软件有着完善的档案数据安全体系,专业的信息管理软件能够进行精确的个人识别,有效的身份验证,以及各种安全的访问体系与专业的安全保障。这样不仅能够保障了档案数据的安全避免遭受不必要的损失,也能够保障了档案信息化系统的安全运行,有利于后期的维护与更新。

  3.3 配备专业的人事档案管理专员

  首先,档案管理专员具有专业的素质与技术,受到专业素质的熏陶其服务水平较高。在具有了专业的安全保障体系与完善的登录系统以后,还需要有专业的服务体系。人事档案管理信息化具有现代化互联网的优点,实时的提供数据的传输,人员的查阅,以及种种资源的共享,必须要有专业的服务体系来为人事档案数据进行处理,和人员在访问过程中出现的问题进行解决。这样才能保证了人事档案数据在被需要的时候能够及时的反映给用户者,更能够快捷方便的为人事档案需求者服务。其次,专业的档案管理人员能够进行数据的不断快速更新,按照信息的不同等级而进行合理的分类,能够严格对信息进行安全管理,实时反映了人事档案数据的动态,提高整体的服务水平,提高了工作的效率。

  3.4 提高人事档案管理专员的服务意识与专业水平

  要以专业的视角去理解人事档案信息化管理的概念,加强对于人事档案管理信息化的服务意识,了解服务主体,提高服务水平。同时要及时的去补充自身的专业知识,丰富自己的知识面,既要熟知人事档案管理信息化,又要有丰富网络技术,这样才能够兼容人事档案管理信息化的两面性。

  3.5 提高人事档案管理专员的网络安全意识

  企业在感受人事档案管理信息化所带来的高效率的同时,却也遭受着网络安全的侵蚀,因此加强人事档案管理专员的网络安全意识是成功实施人事档案管理信息化的重要步骤之一。要在软件设施上提高安全技术保障,提高人事档案管理人员的安全意识,使用正版的杀毒软件,定期对档案数据库进行安全杀毒,同时合理安排人员使用权限,严格要求人事档案管理人员按制度进行操作。并且进行档案加密,使非专人的档案在其他人权限内是无法进行阅读和使用的。从而避免了由于人为的错误而出现的信息泄露。

  四、总结

  趋于互联网信息化的发展,人事档案管理的信息化需求在不断地增加,发展人事档案管理信息化是必然趋势。而如何在互联网大的背景下,巧妙的去构建人事档案管理结构是值得深层次探索的问题。人事档案管理信息化的成功建设所给企业带来的快捷服务是不言而喻的,因此企业要更进一步的去发展和完善人事档案管理信息化,并利用一切现有的资源让人事档案管理信息化与发达的互联网相融合,发挥人事档案管理信息化的优点,让其满足社会大众的多样化需求,使人事档案管理信息化更加适应现代化社会发展的需求。

  参考文献

  [1]张雨薇,李锋.人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略分析[J].科协论坛(下半月),2013(11).

  [2]张力英.浅谈干部人事档案管理信息化建设[J].才智,2012(02).

  [3]樊美丽.事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考[J].山西档案,2010(S1).

  [4]李玉芹.人事档案管理的弊端与解决措施[J].山东档案,2010(04).

  [5]刘佳宁.人事档案管理信息化建设的策略探讨[J].办公室业务,2012(11).

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