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构建和谐的档案工作 从抓好基层单位人员交接开始

  影响基层单位、一个系统乃至一个地区构建和谐档案工作的因素很多,其中做好交接是要素之一。2007年4月,国家档案局下发了《关于加强对基层单位档案工作监督、指导的意见》,其中提到“基层单位的档案人员普遍身兼数职,而且调动较为频繁,这给基层单位档案工作的发展带来了一系列影响”。各级档案行政管理部门不但深有同感,而且在缓解档案人员“身兼数职、调动频繁”的状况方面十分乏力。因此,如何将由此产生的影响降到最低就成为当务之急,而其中解决好交接问题更是首当其冲,因为工作交接不力已经令很多新任档案人员饱受其苦,令单位的档案工作深受其害,更使构建和谐的档案工作成为空谈。
  
  一、基层单位档案人员调整和工作交接状况
  
  以北京市崇文区为例,2006年11月和2007年4月,崇文区档案局先后两次调查区属单位档案人员状况,结果表明,半年之内,全区110个单位中有20个单位更换了档案人员,有的单位不只调整了一次,其中一个单位竟然四次换人。从第二次调查看,全部档案人员中连续从事档案工作不满三年的有55人,相对专职的只有12人,兼职档案员中以档案工作为主的也不多。虽然《北京市实施〈档案法〉办法》规定了“各单位应当保持档案工作人员的相对稳定”,但是,面对很多单位频繁换人的局面,档案局显得束手无策,这就使规范档案工作交接显得尤为重要。
  近年来的指导和检查工作表明,档案交接手续不正式、不严密,监交工作不严格甚至不进行监交的情况在基层单位普遍存在,致使新任档案人员在相当长的时间内不掌握本单位档案工作的基本情况,如找不到档案工作制度,不清楚各门类档案的数量,不了解各年代档案在库内、柜内的分布,不掌握前任档案员有多少没有完成的工作,不知道全宗卷、编研材料为何物,个别单位甚至找不到档案柜钥匙,档案工作长期不能纳入正轨。更严重的是:新任档案人员一接手就感到一头雾水,在凌乱的局面中艰难起步,很容易挫伤工作积极性;档案工作前后脱节,出现工作贻误时难以尽快补救;一些单位原本较好的工作基础也由于多次换人且交接不力被“一代一代”地磨灭;档案局检查时,发现档案去向不明等严重问题时难以确定直接责任人员,无法追究责任。另一方面,档案行政管理部门需要随时准备对新任档案人员进行个别培训,反复指导频繁换人的单位实工作基础。这使其陷入被动应付甚至疲于奔命的状态,大大减少了调查、研究和解决新问题的人力投入,在一定程度上干扰了档案事业整体发展计划的执行,进而对整个地区建设和谐档案工作产生一定影响。
  经过调查分析我们不难发现,造成交接不力的原因来自领导和新老档案人员等多个方面:①领导不重视,认为档案工作交接仅仅是新老档案人员之间的事,往往一声令下,档案人员立刻调整到新的岗位,并要求两三天内与接管人员交接完毕,新老档案人员只得仓促交接,并且没有安排专人负责监交;②有的领导虽然重视交接工作,但是对其专业性和复杂性不够了解,因而提不出具体要求,更没有规定具体的交接手续;③有的档案人员带着情绪离岗或转岗,或者对“枯燥”的档案工作早已心猿意马,听到调整岗位的消息急于“甩包袱”,与新任人员草草交接;④办理严格的交接手续实际上是对前一阶段档案工作的全面检验,而一些单位的档案工作或多或少存在问题,档案人员不敢或无法办理正式交接手续;⑤由于档案人员主观原因或单位换人过于频繁,档案人员自身对本单位档案工作全貌和档案工作头绪尚不清楚,没有能力办理严谨的交接手续;⑥一些人从心理上不愿意把自己的工作经验和成效与接任自己的人分享,因而交接时有意回避重要和关键问题;⑦个别档案人员因病或紧急抽调到其他岗位等特殊情况,无法办理交接手续;⑧新任档案人员毫无经验,对应当收什么、点什么、查什么一无所知,前人怎么交,自己就只能怎么接,看不出问题,更提不出问题。
  
  二、规范基层单位档案工作交接的具体建议
  
  造成档案工作交接不力的种种表面原因背后,我们应该看到,最根本的原因其实是缺乏制度保障,缺乏良性运行的工作机制,缺乏规范的手续、有效的引导和检查。档案行政管理部门应对自身工作查漏补缺,在监督指导上有所作为,这样才能从根本上解决问题。
  
 。ㄒ唬┳凰悸,从加强制度保障入手
  工作交接在各行各业普遍存在,一般不外乎财、物交接和工作经验、方法的交接,其中财、物交接是实实在在的,往往成为交接的主要内容。如果把“财”的交接具体化为会计工作交接,那么我国《会计法》对此做出了专门规定,而《会计基础工作规范》对会计工作交接的责任、准备工作、正式手续和监交要求等做出了更加详细的规定。相比之下,作为“物”的“档案”的交接在《档案法》中没有明确规定,《机关档案工作业务建设规范》虽然规定了“机关档案人员调动工作时,必须在办完档案移交手续后方能离开岗位”,但是过于笼统。
  由于缺少具有操作性的规定,长期以来,严格进行档案工作交接基本处于各单位自发状态,交接效果的好坏主要依靠档案人员的自觉。事实上只有少数单位由于领导重视、档案工作基础扎实、人员得力,交接后工作平稳过渡。多数单位调整人员后档案工作虽未空岗,但实际工作难以衔接,一连几度换人的单位的档案工作则遭受“重创”。档案局如果还是提出“要做好交接工作”的宏观要求显然不能解决来自领导和档案人员主观方面的各种问题。因此,

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