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中小企业存货管理浅议

  [提要] 存货在中小企业的位置至关重要,是中小企业重要的一项流动资产,且占用大量的流动资金。有效的存货管理方法可以降低流动资金占用率,从而提高存货周转率。本文主要介绍存货管理在中小企业存在的主要问题和原因,以及企业存货管理方法与措施。

  关键词:中小企业;管理;问题;存货

  一、存货的含义

  存货是指企业在正常生产经营过程中为销售或者耗用而储备的物资,包括材料、燃料、低值易耗品、产成品及商品等。

  二、企业存货管理存在的问题和原因

  (1)中小企业存货管理中存在的问题

  1、中小企业存货采购相对混乱,且没有规范的采购制度。中小企业存货采购的混乱是采购环节的致命弱点。一些中小企业存货采购频繁,也不按计划,而是等到原材料不足才去采购,有的时候一批存货采购多少就是凭采购者的感觉来购买。同时,采购者在购置材料时也没有列出详细的存货采购计划,而采购计划通常是由车间使用者提出,然后报经批准,经采购员采购。因此,导致采购者没有合适的采购计划,存货采购环节十分混乱,造成存货积压,也疏忽了存货的本钱和资金占用。

  2、部分中小企业存货库存量大,导致企业流动资金占用高。一些中小企业认为存货是企业的资产,是财富的标志。其实这种观念大错特错,这种观念会直接造成企业存货的大量积压,导致中小企业存货资金的周转不灵。同时,中小企业存货变现能力较差,一旦存货库存量过大时,会造成企业流动资金周转困难。例如,某食品公司的存货占了流动资金的55%以上,但销售却没有大幅度增长,因此造成了企业资金呆滞周转失灵,同时也增加了中小企业存货的资金成本。造成这一问题的主要原因是:该公司平时存货采购没有详细计划,随意性强,造成企业存货库存过多,最终形成企业存货积压,导致企业流动资金高。

  3、中小企业内部控制制度不够完善。据调查,大多数中小企业无健全的存货管理盘存制度,且企业岗位人员分工较为混乱,导致了中小企业存货的浪费。

  (2)原因分析

  1、存货控制差,造成中小企业资金周转失灵。许多中小企业月末存货占用资金大大超过其营业额的两倍以上,造成企业资金周转失灵。同时,也与企业重钱不重物有很大关系,导致企业资产流失严重。有不少中小企业经营者,对原材料、半成品、固定资产等监管不到位,造成存货出了问题无人问责。这样,不但造成企业存货资产的严重浪费,而且使企业存货储存成本大幅度的增长。有的企业管理者比较重视产成品的盘点和核对,这一部分做的比较完备,但是对于仓库的原材料和其他车间存货不是很重视。造成企业存货核算不准确,就是这种不完善的决定,给生产环节带来很多不必要的麻烦。

  2、中小企业经营模式不佳,管理观念差。企业库存管理根本谈不上科学管理,仓库里除了一本数量金额式明细账外,存货其他方面信息不完善,且相当多的信息采用手工完成,导致企业存货管理的信息化水平低。例如,一些中小企业在信息采集与交换这块做得还算完备,会使用电脑等工具,这样使企业库存管理起来十分便利,同时还不容易出错。但这些中小企业管理模式还很欠缺,原因是:存货管理系统和统计人员经常替换,所以没有十分明确的存货管理范本,这样对于企业管理人员来说,也要经常去适应新的企业存货记录方法。这样的管理模式令管理人员的适应能力变差,实际操作起来十分麻烦,创新能力也不佳。因此,改善该企业的管理模式迫在眉睫。

  三、管理方法和措施

  (1)制定科学的中小企业存货采购管理计划

  1、选择质优价廉的供应商。在供应商的选择和价格的确定这一重要环节上,企业应严格按照自身内部管理控制制度原则,对各供应商进行招标、投标,询比价等方式来确定最终的价格。同时,企业在比较价格时,要坚持做到货比三家、比质比价,并和有关部门一起讨论价格和供应商的选择,从中选出质优价廉的供应商,做好相关详细记录和比较后,再报告给企业相关部门,最后由相关部门讨论后确定供应商。

  2、合同管理要规范。合同必须采用国家规定的范本,对已签订的且生效的合同实行归档编号管理,实行专人专管。

  3、购入存货及时入库。存货收到后及时办理入库手续,保管人员和采购人员共同签字,仓管人员对需要入库的存货填制入库单,并登记数量金额式明细账,保证账实相符。

  4、财务部门及时处理业务,保证账账相符。企业财务部门根据发票、验收单、入库单等相关原始凭证进行相关的账务处理。企业物资设备部门填制货币资金支付审批表,按货币资金支付审批程序审批后,再进行款项的支付。待到月末时,企业财务部门和物资设备部门一起对企业应付款项进行统一核对。这样,不仅能保证企业账务处理及时准确,而且能账账相符。通过以上对企业存货管理控制措施的具体实施后,确保企业物资采购的科学性,真正达到了采购商品的质优价廉,极大地降低了采购成本,避免了企业重复杂乱的采购现象的发生,从而有效降低了企业在存货采购环节中的财务风险。

  (2)降低中小企业库存量,加快资金周转。针对企业存货控制力量薄弱环节,造成企业资金呆滞这一问题。企业可以使用科学的管理方法,合理的处理企业的库存量。而零存货无疑是企业的最好选择。而零存货实际上就是订单式生产,企业只在有订单的情况下才进行生产,此时才需要购买原材料。既可以减少资金的占用,又不会造成存货的积压。在这种模式下需要企业有较高的会计电算化管理水平,且在存货的供、产、销各阶段要保证科学高效,实现企业价值最大化。

  (3)建立中小企业完善的内部控制制度

  第一,针对企业内部控制薄弱环节,应建立健全企业存货管理制度。按照企业会计准则可比性原则要求,统一规定存货的采购与发出的计价方法,一经确定,在以后的会计期间不得随意变更。企业还应该设置健全的请购、购进、付款、销售、收款等相关岗位职责。这样做能使企业的内部职权相互制约,不会有滥用权利的事情发生。

  第二,提高企业管理人员综合业务素质。要提高企业管理人员的综合素质,对其进行培训是必不可少的。通过专业培训让相关管理人员有意识地从企业全局出发,实现企业价值最大化,降低企业的订货成本和采购成本。同时,仓库保管人员会运用经济订货点法,及时确定存货的订货时间和订货数量。这样能够极大地提高中小企业的工作效率,减少企业存货的库存率,从而减少流动资产的占用率,提高企业存货的周转率。特别要注意的是对于单货同到的存货及时进行相应的账务处理,货到单未到的存货,月末应及时办理暂估入库手续,下个月初单还未到的存货及时做相反的分录进行处理。

  总而言之,存货管理是中小企业非常重要的管理环节之一,科学高效的存货有利于企业的存货周转率,降低中小企业资金的占用率。所以对于中小企业对存货的采购和储存环节制定可行的计划,减少中小企业的损失是必不可少的。

  参考文献

  [1]刘明.浅谈企业存货管理[J].现代商业,2013.6.

  [2]黄秋.浅谈企业资金及存货管理的内部控制[J].现代商业,2012.21.

  [3]汤雪静.中小企业存货管理中存在的问题及解决策略[J].中小企业管理与科技,2012.

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